Nieuwsbericht16-05-2023

Implementatiecoach stuurt op heldere communicatie voor betere samenwerking

Beeld: ©Zorg voor innoveren

Sandra Suijkerbuijk werkt als Programmamanager Digitale Innovatie bij Surplus Zorg & Welzijn. In die rol werkt ze met veel externe partners samen, bijvoorbeeld in de eigen regio. Maar of dat wel optimaal gebeurt was een vraag die ze neerlegde bij een coach, via de regeling voor Implementatie- en Opschalingscoaching van Zorg voor innoveren. Dat leverde veel nuttige antwoorden op en verrassend genoeg ook inzicht in de eigen organisatie.

Voor Surplus was dit coachingstraject voor Toekomstbestendige samenwerking in beeld. het tweede dat ze via Zorg voor innoveren aanvroegen. Eerder namen ze een coach in de arm voor hun project Meerwaarde opschaling slimme nachtzorg. Dat vergeleek de meerwaarde van diverse toepassingen voor nachtzorg; nu was samenwerking met externe partners het onderwerp.

Wat was jullie belangrijkste vraag aan de coach?

We werken samen met veel verschillende partijen, van leveranciers tot financiers en onderwijsinstellingen. Voor onze organisatie is het soms ingewikkeld om te bepalen of we samenwerkingen optimaal benutten en waar we dingen laten liggen. Dat verschilt ook nog eens per samenwerkingspartner. We hadden met deze coach al eerder intern gesprekken gevoerd over wat collega’s verwachten van digitale innovatie en wat je ervoor nodig hebt. Nu wilden we juist naar buiten kijken.

Hoe verliep dat traject?

Het was fijn dat we iemand op pad konden sturen als een soort onafhankelijke partij om gesprekken met samenwerkingspartners te voeren. Die werden heel open gevoerd, we noemde ze ‘roddelgesprekken’. Dat leverde ook zaken op waarvan we zelf dachten ‘dat doen we gewoon niet zo goed’. Dat zet je ook aan het denken. Het maakt ook mogelijk intern het gesprek zuiverder te voeren, omdat je in die gesprekken niet direct betrokken bent geweest.

Welke verbeterpunten voor je eigen organisatie heeft dat opgeleverd?

Het meest prominente resultaat was dat we als organisatie een bepaald idee blijken te hebben over hoe we met technologie en dit soort projecten aan de slag willen. Maar dat we dat niet altijd helder communiceren naar onze samenwerkingspartners. Daardoor ontstaat tijdens de samenwerking soms wat wrijving; wij doen de dingen nu eenmaal zo, en de ander weet dat eigenlijk niet. We leerden dat we beter van tevoren helder kunnen maken hoe we er in staan. Door de samenwerkingspartner daarin mee te nemen, verwachtingen aan de voorkant met elkaar bespreken.

Waren er signalen dat samenwerkingen niet optimaal liepen?

We hebben een groot uitdagend project waarbij we samenwerken met een technologiepartner en financier. Onze belangen liggen wel in dezelfde richting maar hebben logischerwijs wel een ander accent. Van de financier zijn we ook afhankelijk. Gaan we in die samenwerking dan de kant op die we willen of die we moeten? Hoe blijf je dan trouw aan de zaken waarin je als organisatie gelooft? En hoe neem je de ander daarin mee? We werken aan dezelfde ambitie maar vanuit verschillende perspectieven. Elkaar optimaal kunnen vinden is van groot belang, want Surplus is bezig met transformeren van onze thuiszorg. Daarnaast werken we in een regionale samenwerkingsclub, Care Innovation Center waarvan we niet wisten of we daarvan optimaal gebruik maakten.

Heeft regionale samenwerking alleen voordelen?

Het is balanceren. Een organisatie is maar een vorm waarbinnen je afspraken kunt maken. Mogelijk zijn thuiszorgteams die in een wijk samen opereren wel veel logischer eenheden om zaken in af te stemmen. Je moet kijken wat het vraagstuk is en waar je regionaal winst kunt behalen. We doen ook mee aan Anders werken in de zorg. Door mijn ervaring bij Vilans ben ik ‘geprogrammeerd’; samenwerking loont en kennis moet je delen. Dat hoef je niet enkel op organisatieniveau te doen. Laten we in gezamenlijkheid dingen doen die gezamenlijk kunnen. Al is het dan soms een beetje zoeken naar wat je het beste lokaal kunt doen. Want door bepaalde dingen wel in de regio op te pakken, kun je de gezamenlijke slagkracht vergroten.

Welke uitdagingen zie je bij regionale samenwerking?

Organisaties verschillen in hoe ze denken dat innovatie eruit moet zien en in hun besturingsfilosofie. Daardoor kan samenwerking soms meer tegenwerken dan dat het helpt. Organisaties hebben ook allemaal een andere ‘innovation-readiness’. Van bepaalde zaken weet je dat ze nog niet voor jou zullen werken. Of juist bij jou wel maar bij anderen nog niet. Dat vraagt om een bepaalde flexibiliteit. Het programma Anders werken in de zorg past erg bij de huidige vragen van Surplus. De manier van werken vind ik prettig; je kunt shoppen in de programmaonderdelen, je hoeft niet álles te doen. Er is ruimte om te experimenteren; niets is in beton gegoten.

Wat is voor jou de grootste uitdaging van regionaal samenwerken?

Ik doe best actief mee met regionale zaken, maar ben eigenlijk van Surplus. Soms is de impact van wat je regionaal doet minder duidelijk. Voor wie doe je het dan? Daarnaast zijn er veel regionale clubjes. En ook landelijk, van verschillende groottes. Maar waar zit de winst van ieder? Soms is het zoeken naar gezamenlijke ambities; staat het in verhouding tot de tijd die je eraan kwijt bent? Dat was ook een aanleiding voor de coaching; je blijven afvragen waarin je je tijd en energie moet steken en wat het meeste oplevert. Voor mij zit in Anders werken in de zorg nu de meeste potentie omdat het concreet is en we daarbinnen ook onze eigen koers kunnen bepalen.

Het traject met de coach is afgesloten; wat zijn jullie volgende stappen?

We proberen de zaken vast de stellen die bij ons het meest aanslaan; hoe positioneren wij ons als organisatie in samenwerkingsverbanden? Daar is nog veel te doen om onze samenwerking te verbeteren. In trajecten die al lopen is dat ingewikkeld om dat alsnog toe te voegen. We zijn met een innovatiestrategie en digitale strategie bezig om dat ook breder in de organisatie duidelijk te maken. Op veel vlakken is onze structuur of ons verhaal nog niet helder. En het is belangrijk om juist dat duidelijk te krijgen, zowel intern als extern. Want dat is het fundament voor samenwerking.

Heb je tips voor IOC-aanvragers?

Zoek een partij waarin je het vertrouwen hebt dat die kan doen wat je vraagt. Het is veel waard dat je zo’n boost kunt krijgen, laat die kans niet liggen! Er zijn veel mensen met hele relevante expertise. Via deze financiering kunnen die je goed op weg kunnen helpen met zaken waarvoor je zelf niet het budget, expertise of de tijd hebt.